TMNU記者 翁竹慶／綜合報導
金融監督管理委員會(下稱金管會)近日通過對台灣人壽保險股份有限公司(下稱台灣人壽或該公司)處分案。
台灣人壽為處理客戶反映未收到已失效保單之退費事宜，調查過程中發現有異常情事，於114年12月1日向金管會辦理員工挪用懸帳款項重大偶發事件通報。
嗣經金管會對台灣人壽辦理一般業務檢查，發現該公司辦理保險商品保全、復效、退費、檔案管理、金融消費者保護及防制洗錢及打擊資恐等作業，核有違反保險法及洗錢防制法相關規定之情事，依保險法第171條之1第4項規定核處新臺幣(以下同)960萬元罰鍰。
一、受裁罰之對象：台灣人壽
二、裁罰之法令依據：保險法第171條之1第4項
三、違反事實理由：
(一) 台灣人壽辦理退費及懸帳清理作業有未落實執行內部控制制度：
1、案關退費案件之退費對象均非保單關係人，且退費原因均登打為續期保費溢繳退費，惟相關案件未留存付款憑證或簽呈，有未確認付款憑證或簽呈文件即逕予放行付款或轉帳情事，加以部分覆核人員有出借帳號及密碼，或有未落實覆核情事，且未依內部作業規定執行交易對象姓名檢核。
2、辦理懸帳清理作業，雖訂有由會計部每季通知各單位清理並回復逾期理由、預計沖銷日之內部規範，惟對於已歸屬特定保單之懸帳款項，未有定期陳報機制，致有已建立之懸帳款項久未處理，另對於清理方式(如退費、轉帳、入帳)亦未有相關定期檢視之管控表。
3、對於退費交易後檔案歸檔，僅規範實體文件之歸檔頻率及保存期限，未有付款交易憑證、簽呈及相關應檢附文件之完整歸檔控管機制。另客戶服務二部辦理112年及113年自行查核作業，列有各項給付是否均有請款依據、是否符合內控之查核項目，惟經查所留存相關查核底稿，對保戶款項退費作業之建檔、覆核及放行之作業流程，並未對退費憑證文件進行抽查，查核項目設計有欠完整。
(二) 該公司辦理保單保全處理作業及人員權限控管有未完善建立內部控制作業：
1、辦理退費時得將受款人更改為非保單關係人之特定第三人，卻未建立異常交易(行為)監控機制，且同一筆懸帳款項拆多次付款，亦未建立合理性及必要性之評估或管控措施。
2、 辦理保單自動墊繳之帳務處理作業，對系統存在之「轉帳」及「不喪失價值條款( Nonforfeiture option)」功能，員工得利用該等功能，將保戶懸帳進行移轉或調整保單狀態為正常，卻未訂定相關內部控制作業規範，亦未有相關異常交易(行為)監控機制。
3、對於保單自動墊繳滯繳息之計收作業，承辦人可未經由相當層級核可，加以系統未有控制機制，致承辦人員可逕行於系統更改還款日，使滯繳息歸零，並以正常保費入帳(將還款日改為與墊繳日同一天，使滯繳息歸零)。
4、辦理失效保單個案融通復效或依保單條款約定申請增加保險金額作業，客戶已補繳保單價值準備金等款項，公司並完成保單復效或批註增加保險金額作業，惟客戶所繳款項未同步入帳，長期掛列懸帳致遭挪用。
5、辦理取消自動墊繳作業，未落實職務分離，承辦及覆核人員與原懸帳退費之承辦及覆核人員相同，且書面文件未說明合理之理由，使其得以正常保費入帳並掩蓋懸帳遭挪用之事實，內部牽制不足。辦理懸帳清理作業，系統起案承辦同時具有另一系統請款放行權限，未建立符合內部牽制原則之控管措施。
(三) 對失效外幣保單無匯款帳戶之懸帳金額，未納入應付未付款項退還作業之聯繫機制，亦未積極清理，其中案關款項並遭員工不當挪用。
四、裁罰結果：
(一) 上述事實(一)及(二)，該公司對於實務上辦理之退費作業及系統既有功能所衍生之作業風險，未建立相關之管控機制；加以部門間聯繫機制未能有效發揮功能，且未落實職務分離，致員工得以利用控管措施不足之處，挪用懸帳款項並掩蓋挪用事實；另該公司於退費及懸帳清理作業有未依規定檢附付款憑證或簽呈、未落實執行覆核與交易對象姓名及名稱檢核之情形，加以對懸帳款項管控報表、退費交易文件歸檔等作業未臻完備，顯示該公司未依內部牽制原理建立並落實相關保險商品保全、復效、收費及檔案管理等之控制作業，且未落實交易對象姓名及名稱檢核之防制洗錢控制措施，核與保險法第148條之3第1項授權訂定之「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」第5條第1項第2款、第8款及第13款規定不符。另該公司未落實交易對象姓名及名稱檢核部分，尚涉及違反金融機構防制洗錢辦法第8條有關金融機構對客戶及交易有關對象應辦理姓名及名稱檢核之相關規定，屬一行為違反數個行政法上義務規定。
綜上，該公司上揭內部控制缺失，違規事實明確，考量本案舞弊時間長達5年(109年5月至114年6月)，且挪用金額達1,600萬餘元，並審酌案關缺失涉及多項內部控制作業及所生影響，依保險法第171條之1第4項規定，核處840萬元罰鍰。
(二) 上述事實(三)，該公司對於應退還予已失效外幣保單無匯款帳戶保戶之款項，未落實應付未付款項退還之聯繫機制，且未積極清理，違規事實明確，核有未落實執行金融消費者保護之管理，核與保險法第148條之3第1項授權訂定之「保險業內部控制及稽核制度實施辦法」第5條第1項第10款規定不符，依保險法第171條之1第4項規定，核處120萬元罰鍰。
五、其他監理要求事項：請該公司清查截至處分日止仍列於懸帳款項是否有應列入應付未付款項控管之情形，以及依責任地圖，自行依違失程度議處相關違失人員，追究相關人員責任具報，並就本案缺失提具改善方案。
六、其他說明事項：誠信為保險業經營之核心價值，保險業之業務經營應建立及落實有效之內部控制、風險管理及法令遵循制度，並督促各部門人員確實遵循及落實執行。
員工舞弊案件涉及個人不法行為，惟如相關情事長期未能即時發現或防杜，則顯示公司內部控制制度及內部牽制機制需確實檢討改善，保險公司不應將類此事件單純歸咎為員工故意行為或個案疏漏，而應從公司治理及風險管理角度審慎檢討事件成因及制度面問題，並由董事會及高階經理人切實負起督導責任，督促公司落實法令遵循，強化內部控制及稽核機制，建立並維持良好之員工行為管理與誠信組織文化，以維護保戶權益及確保公司健全經營。
